Datenschutzerklärung
Präambel
Die Borderbande Nordhessen verarbeitet in vielfacher Weise personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Gruppenverwaltung und der Öffentlichkeitsarbeit). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb der Gruppe zu gewährleisten, gibt sich die Borderbande die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Die Gruppe verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern (für die Dauer der Mitgliedschaft) oder Interessenten sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen und Mitgliedanträgen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten (Name und Foto) im Internet veröffentlicht. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen der Gruppe, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2a Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet die Gruppe insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Telefonnummern und E-Mail-Adressen und Name des Hundes.
§ 2b Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Webseitennutzung
Im Rahmen der Webseitennutzung werden Meta-/Kommunikationsdaeten (z.B. IP-Adresse) erfasst. Ein Kontaktformular mit dem ggf. weitere Daten übermittelt werden existiert nicht.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Gruppenaktivitäten werden ggf. personenbezogene Daten in öffentlichen Medien (Tageszeitung) und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. Die Veröffentlichung von Fotos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. Auf der Internetseite der Borderbande werden außerdem die Daten der Organisatoren, der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung in der Gruppe
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der geschäftsführende Vertreter Claudia Freudenstein, Am Quentelberg 1, 34320 Söhrewald. Dieser stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
Listen von Mitgliedern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (z.B. geschäftsführenden Vertretern, Übungsleiterinnen und Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der geschäftsführende Vertreter eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail und Whatsapp
Für die Kommunikation per E-Mail und Whatsapp richtet die Gruppe einen vereinseigenen Verteiler ein, in dessen Umfang Name, Vorname, E-Mail und Telefonnummer verwendet werden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitglieder der Gruppe, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. geschäftsführender Vertreter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind zum vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in der Regel max. 4 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
Die Gruppe unterhält eine zentrale Internetpräsenz. Der geschäftsführende Vertreter ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
Alle Mitglieder der Borderbande dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie gesetzlich vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung tritt
mit Veröffentlichung auf der Homepage der Borderbande Nordhessen in Kraft.